"Los clientes pueden simplemente dejar el coche durante 24 horas, aunque contenga productos frescos. Así que no les importa".
Westland, mundialmente famosa por sus extensos invernaderos y su innovadora horticultura en invernadero, es el corazón de la exportación holandesa de hortalizas, flores y plantas frescas. Esta región, donde la logística y la movilidad encajan perfectamente, ofrece una visión fascinante del mundo de las empresas de transporte. Recientemente tuvimos la oportunidad de visitar Bongers Expeditie en Maasdijk, un actor destacado en el sector logístico de esta región.
Bongers Expeditie es conocida por sus amplios servicios en el campo de la documentación de importación y exportación. Ralph van de Grijp, director general de Bongers Expeditie, explica: “Nuestro objetivo es garantizar que el proceso de importación y exportación se desarrolle de la forma más rápida y fluida posible. Ofrecemos todos los servicios adicionales que vienen con ello”.
Como empresa familiar Expedición Bongers una rica historia de tranquilizar a los clientes en el campo de la importación y exportación. Van de Grijp dice: “Lo que hacemos es asegurarnos de que todo el proceso esté correctamente configurado y probado desde el principio, para que no haya retrasos en el transporte de mercancías. Cada cliente tiene necesidades únicas y adaptamos nuestros servicios en consecuencia”.
Durante la preparación de la conversación, a menudo surgía el término "especialista en aduanas". Esto planteó la cuestión de hasta qué punto es posible la personalización en un sector que está estrictamente regulado por leyes y reglamentos aduaneros. Van de Grijp está de acuerdo: “De hecho, existen procesos estándar que debemos seguir, tanto dentro como fuera de Europa. Por ejemplo, gran parte de nuestro comercio va al Reino Unido, y esto requiere requisitos y documentos específicos”.
El director explica además que el comercio de productos frescos requiere una atención especial. “Ya se trate de flores y plantas o de productos alimenticios como salsas veganas, siempre se requieren inspecciones, códigos y documentos específicos. Estos requisitos varían según el cliente y el producto, y nos aseguramos de que todo se maneje correctamente”.
Bongers Expeditie ofrece un enfoque personalizado para cada cliente. “Lo que hacemos es registrar y probar todo el proceso desde el principio, para saber exactamente cómo abordar la documentación. Sólo entonces empezamos a redactar los documentos para garantizar que la mercancía no sufra retrasos durante el transporte”, afirma Ralph.
Inmediatamente queda claro que en Bongers Expeditie el énfasis está en un enfoque proactivo. En lugar de esperar a que surjan problemas, Bongers Expeditie se asegura de abordar todos los obstáculos posibles en una fase temprana. Esto garantiza un proceso de transporte fluido y eficiente, lo cual es crucial para los productos frescos enviados desde Westland a destinos de todo el mundo.
Tormenta del Brexit
No se puede subestimar el impacto del Brexit en el sector logístico. Thea Bongers, directora y copropietaria de Bongers Expeditie, nos da una idea de las complejidades que trajo consigo el Brexit. “El principal problema, por supuesto, es que los volúmenes aumentaron gradualmente de una vez. Y que el cambio de normativa en Reino Unido ha hecho que hayamos tenido que ser muy flexibles y tener que hacer ajustes constantemente. Y eso también significó que nuestros clientes tenían que seguir cambiando”.
La transición durante el Brexit fue caótica en el aspecto aduanero. Los documentos debían presentarse una y otra vez y, en ocasiones, era necesario añadir un certificado de inspección adicional. Los plazos cambiaban constantemente; A veces los documentos tenían que estar listos antes de las 10 en punto, a veces antes de las 3 en punto. Los sistemas en los que debía realizarse el registro cambiaban constantemente, del sistema A al sistema B y viceversa.
Estos cambios implicaron una enorme carga administrativa. Mientras que antes bastaba con una nota escrita a mano o una llamada telefónica, ahora hay que seguir procedimientos mucho más estrictos y formales. Los productores, que nunca antes habían tenido que presentar esos documentos, ahora tenían que presentar certificados de origen.
Ralph van de Grijp, que estudió administración técnica de empresas en la Universidad de Ciencias Aplicadas de Róterdam, añade: “Tuvimos que trabajar mucho más estrechamente a lo largo de toda la cadena, desde el origen. Y eso tenía que ser en ciertos formatos. Uno lo hizo en Excel, otro envió un correo electrónico, otro utilizó soluciones de escaneo de datos y optimizarlas ha exigido mucho de toda la cadena, de nuestros clientes y proveedores”.
Estas regulaciones más estrictas dieron como resultado un aumento significativo en la carga de trabajo de Bongers Expeditie y sus clientes. Ya no basta con presentar los documentos estándar; cada detalle tenía que ser registrado y rastreado con precisión. Esto requirió un esfuerzo significativo para agilizar los procesos y garantizar que todo transcurriera sin problemas, a pesar de las demandas siempre cambiantes de las autoridades del Reino Unido.
Bongers Expeditie, con certificación OEA, ha abordado estos desafíos con flexibilidad y determinación. Al invertir continuamente en capacitación y tecnología, pudieron responder rápidamente a los requisitos cambiantes y brindar un soporte óptimo a sus clientes. "Siempre nos hemos centrado en la personalización y las soluciones orientadas al cliente, y eso nos ha ayudado a capear esta tormenta", afirma Thea Bongers.
Sin lugar a dudas, el Brexit ha creado importantes desafíos dentro del sector logístico, pero gracias al enfoque proactivo y la dedicación de empresas como Bongers Expeditie, el comercio entre Westland y el Reino Unido sigue floreciendo.
"Se solicitó mucha flexibilidad y se requirió información adicional sobre todo el proceso y la cadena por parte de nuestros clientes y de nosotros", dice Thea Bongers
En 2001, Thea Bongers decidió fundar su propia empresa de transporte. Ella recuerda: “Trabajé para una empresa. Allí dirigí cuatro oficinas: Aalsmeer, Blijswijk, Rijnsburg y Honstersdijk”. Thea había conseguido importantes clientes para esa empresa e incluso le ofrecieron hacerse cargo de la empresa. “Había ido al banco, ya había arreglado todo eso. Pero luego empezamos una tendencia ascendente, porque se añadió todo el Dutch Flower Group y se duplicó el importe de la adquisición. Y luego dije, bueno, no voy a hacer eso”.
Con esa decisión, Thea dejó la empresa y abrió una pequeña oficina en medio de la subasta. “Recluté a dos personas para que vinieran a trabajar para mí. Y ahí es donde realmente comencé. En realidad, todavía no me permitieron empezar. El juez sólo me permitió a partir del 1 de abril, porque teníamos un caso judicial. Y el 1 de abril se me permitió oficialmente empezar. Todos los clientes querían venir conmigo. No tenía cláusula de cliente, ni cláusula de no competencia, nada. Entonces sí, su empresa quebró”.
cuidado
Los estrictos requisitos de la aduana requieren cuidado. Es mejor retirar una declaración incorrecta. “Entonces será mejor que digas que es necesario cambiar algo. Así que hay que retirarlo inmediatamente y entonces todo estará bien. Pero el mayor retraso es cuando tomas el control”, explica Thea Bongers. Mientras que el tiempo de respuesta de la aduana solía ser de dos horas, ahora es ilimitado. “Los clientes pueden simplemente dejar un vehículo durante 24 horas, aunque contenga mercancías frescas. Entonces no les importa”.
Cuando se le pregunta cómo es un día normal, la directora operativa Michelle Bongers explica que esto depende de la posición del declarante. “Sí, tenemos muchas funciones diferentes, pero si realmente trabajas aquí como declarante, tenemos nuestro propio lugar, hemos dividido el trabajo en Reino Unido y fuera de Reino Unido. Porque se trata de un proceso completamente diferente”.
El equipo puede reemplazarse entre sí, pero el trabajo está estrechamente organizado. Aunque el trabajo continúa las 24 horas del día, hay dos salidas diarias y trenes hacia Inglaterra. “Por eso, a menudo se producen documentos para el barco de la tarde, como lo llamamos, y para el barco de la tarde”.
El trabajo no se limita a las tareas fijas. Por supuesto, también hay noches y fines de semana en los que están de guardia. Las colas son cortas, incluso entre los trabajadores a domicilio. “Un repaso, un adelanto de lo que está pasando, lo que nos queda por hacer esta tarde, lo que viene. En resumen, todo se discute en una breve reunión de equipo. Se trata simplemente de una reunión de equipo todos los días, dependiendo de lo que se necesite, de cinco a diez minutos”, explica Michelle.
el futuro
Lo que más llamó la atención durante la conversación fue el fuerte vínculo que existe dentro de la empresa familiar. Cuando se habla del futuro, escucho la frase “Thea, Michelle y yo”, que deja claro que es una empresa familiar donde el futuro se determina juntos.
Sobre el futuro de la digitalización de la empresa, Ralph dice: “La inteligencia artificial es definitivamente algo en lo que he estado trabajando durante algún tiempo. De hecho, llevo allí unos dos años junto con varios socios. AEB trabajando en la investigación del mercado”. Lo que comenzó como una necesidad de prepararse para el Brexit se ha convertido en una asociación entre AEB y Bongers y ha colocado al agente de aduanas holandés en un camino completamente nuevo de éxito y crecimiento. “Ya le dediqué bastante tiempo y realicé muchas pruebas. Realmente venimos de una época, no hace mucho, en la que casi el 80% de nuestras aportaciones las hacíamos manualmente”. denota el Grijp.
inteligencia artificial
Para Bongers Expeditie, en realidad existen dos corrientes: OCR e inteligencia artificial. OCR es el escaneo de documentos y, según Ralph, se pueden hacer muchas cosas con él junto con la inteligencia artificial. “Hemos avanzado mucho en eso, ya trabajamos con inteligencia artificial para escanear documentos. De hecho, lo hacemos de forma muy específica para cada cliente, porque lo que se ve en el mercado y lo que se ofrece es bastante uniforme”, afirma van de Grijp. “Entonces todos los clientes tienen que presentar los mismos documentos. Eso funciona muy bien si tienes muchos volúmenes de pocos clientes. Pero tenemos volúmenes relativamente bajos de muchos clientes. Así, cada uno tiene una disposición diferente de sus documentos y facturas. Y luego se convierte en una búsqueda completamente diferente”, concluye Ralph van de Grijp.
Expedición Bongers
Fundada en 2001 por Thea Bongers, desde entonces ha trabajado como agente de aduanas con toda la UE como área de trabajo. Un equipo de personas capacitadas y motivadas se encarga de todo tipo de documentación aduanera. Los servicios se caracterizan por un servicio rápido y personalizado y tienen como objetivo aliviar las preocupaciones para que un empresario pueda concentrarse en las tareas principales de su empresa.
